HMS Network的最高决策机构是股东大会,所有股东都有权参加,在议程上有指定的项目,并投票表决其所有股份。股东周年大会(「股东周年大会」)于每财政年度结束后的上半年举行,由股东周年大会选出的提名委员会提名,选举董事会及公司核数师。
股东周年大会还就利润分配、年度报告的批准、董事会和审计师的薪酬(如适用)、高级管理人员的薪酬指南以及其他重要事项作出决议。年度股东大会的职权范围和任务主要基于《瑞典公司法》和股东大会通过的公司章程。
股东大会通知应在瑞典官方公报(Sw. Post- och Inrikes Tidningar)和公司网站上公布。同时,应在Dagens Industri上发布公告,说明通知已发布。公司最迟须在第三季中期报告刊发股东周年大会的时间及地点。
股东周年大会的通知应最早于股东周年大会召开前六周至不迟于股东周年大会前四星期发出。为了参加股东大会,股东必须在召开股东大会的通知中指定的日期之前通知公司。
无法亲自出席会议的股东可由代理人代表。在发出召开股东大会的通知时,提供了有关股东大会的形式以及通知参加股东大会的时间和方式的信息。
希望在股东大会上解决某一事项的股东必须就此向董事会提交书面请求。HMS Networks必须在股东大会召开前七周内收到该请求,或在适当的时候将该事项包含在召开股东大会的通知中。对于已列入议程的事项的决议提案,如果依法无须提前一定时间提交提案,股东有权在股东大会召开前的期间内(包括股东大会期间)提交该提案。
股东大会的议程列出了须由股东大会决议的项目,以及供参考之用的项目。议程上需要股东大会通过决议的事项须进行具有约束力的投票,即股东对该事项投赞成票或反对票或弃权票。根据《瑞典公司法》第 7 章第 32 条,在股东大会上,所有股东都有权就议程上的事项以及公司与另一家集团公司的关系向董事会和首席执行官提问。
在股东周年大会上,股东亦有权就公司及本集团的财务状况提出问题。